eInvoice Viewer — Invoice Monitor – Handbuch

1 · Überblick

Der Zusatz „Invoice Monitor“ ( deutsch „Rechnungsmonitor“ ) ergänzt den eInvoice Viewer um zwei Listen: den Eingang für Rechnungen, die Ihre Firma bezahlen muss, und den Ausgang für Rechnungen, die Ihre Firma gestellt hat. Jede Rechnung, die der Viewer liest, kann in eine der beiden Listen. In welche sie gehört, erkennt der Zusatz an den Kennungen Ihrer Firma: Steht Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer beim Verkäufer, gehört die Rechnung in den Ausgang; steht sie beim Käufer, in den Eingang.

Was der Zusatz kann:

• Er erkennt die Liste einer Rechnung an USt-IdNr., Steuernummer und weiteren Kennungen Ihrer Firma, etwa GLN oder Leitweg-ID.
• Er legt die Rechnung unverändert als Originaldatei ab und merkt sich ihre Prüfsumme und den Zeitpunkt des Eingangs.
• Er warnt, wenn dieselbe Rechnungsnummer desselben Verkäufers schon aus einer anderen Datei in der Liste steht.
• Er führt je Rechnung einen Stand: offen, zur Zahlung oder zum Einzug vorgemerkt, bezahlt oder eingegangen, weitergegeben, zurückgewiesen.
• Er sortiert die Listen nach Fälligkeit, kennzeichnet überfällige Rechnungen und zeigt die Summe der offenen Posten je Währung.
• Er erkennt Skonto, wenn die Rechnung es in eigenen Feldern oder in der XRechnung-Form #SKONTO# angibt, und zieht es in der Überweisung ab, solange die Frist läuft.
• Er erzeugt eine SEPA-Sammelüberweisung für markierte Rechnungen des Eingangs und eine SEPA-Lastschrift für markierte Rechnungen des Ausgangs.
• Er gibt die Liste als CSV-Datei aus, stellt ein Paket für den Steuerberater zusammen und erzeugt je Rechnung ein Belegpaket.
• Er übernimmt eine geprüfte Rechnung aus dem Belegeingang mit einem Klick, und im Plugin kommen die Ausgangsrechnungen der Gravity-Generatoren und der Shop-Prüfer von selbst in den Ausgang.
• Er speichert beide Listen mit allen Dateien in einer Sicherungsdatei und liest sie wieder ein.

Was der Zusatz nicht kann:

• Er ist keine Buchhaltung. Er kontiert nicht, gleicht keine Kontoauszüge ab und mahnt nicht.
• Er ist kein unveränderbares Archiv im Sinne der GoBD. Die Listen und Pakete helfen beim Nachweis; die Aufbewahrung der Rechnungen bleibt Ihre Pflicht.
• Er überweist nicht selbst. Die SEPA-Datei laden Sie in Ihrem Online-Banking hoch.

Voraussetzungen:

2 · Installieren

1. Laden Sie die ZIP-Datei unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen hoch.
2. Aktivieren Sie das Plugin.
3. Öffnen Sie eine Seite mit dem Viewer als Administrator. Neben „Einstellungen“ über der Ablagefläche steht jetzt der Knopf Rechnungsmonitor.

Im Plugin liegen die Listen und die Originaldateien in zwei eigenen Tabellen der Datenbank Ihrer Website, nicht in einem Ordner. Die Dateien liegen dort und nicht im Upload-Ordner, damit keine Rechnung über eine Adresse abrufbar ist. Zugriff haben nur Benutzer mit dem Recht manage_options, also Administratoren; der Filter spim_capability erlaubt einem Entwickler ein anderes Recht, etwa edit_posts für die Rolle „Redakteur“. Gäste sehen den Zusatz nicht. Eine Datei darf höchstens 10 MB groß sein.

In der Viewer-App

Für die Viewer-App gibt es den Zusatz als eigene ZIP-Datei im Shop. Er arbeitet dort ganz im Browser, ohne WordPress und ohne Server.

1. Entpacken Sie die ZIP-Datei in den Ordner der App, also dorthin, wo ihre Startdatei liegt. Danach liegt dort die Datei einvoice-viewer-invoice-monitor.js neben der Startdatei, dazu das Handbuch und die deutschen und französischen Texte im Ordner addons/invoice-monitor/. Dieselbe Datei funktioniert auch neben der One-File-App des Viewers; dann genügt es, nur sie daneben zu legen und ihren Namen oben in den Einstellungen der One-File-App einzutragen, also addons: [ 'einvoice-viewer-invoice-monitor.js' ],. Ohne den Ordner holt sie die Texte der gewählten Sprache bei Bedarf von einvoicetools.de.
2. Laden Sie die App im Browser neu. Neben „Einstellungen“ steht jetzt der Knopf Rechnungsmonitor.

3 · Einrichten

Die Kennungen Ihrer Firma

Öffnen Sie Einstellungen und dort den Abschnitt Rechnungsmonitor. Tragen Sie ein:

Ist der Inbound Check installiert und dort Ihre Firma eingetragen, nimmt der Zusatz Name, USt-IdNr. und Leitweg-ID von dort, solange die Felder hier leer sind.

Der Datenordner ( App )

In der App öffnen Sie den Rechnungsmonitor und wählen mit Datenordner wählen einen Ordner auf Ihrem Rechner oder einem Netzlaufwerk. Darin legt der Zusatz die Datei invoice-monitor.json und je Rechnung einen Unterordner unter inbound/ oder outbound/ an. Der Browser merkt sich den Ordner. Beim nächsten Start fragt er gegebenenfalls einmal, ob die Seite ihn weiter benutzen darf; dafür steht Erlauben da.

Eine Webseite darf keinen Ordner öffnen, den sie selbst nennt, nur einen, den Sie auswählen. Deshalb gibt es keinen Pfad in einer Konfigurationsdatei, sondern die Wahl einmal je Browser. Liegt der Ordner auf einem Netzlaufwerk, können mehrere Kollegen dieselben Listen benutzen; der Zusatz liest die Liste vor jedem Schreiben neu und führt die Änderungen zusammen.

4 · Arbeiten mit den Listen

Eine Rechnung übernehmen

Lesen Sie eine Rechnung in den Viewer. Der Reiter Rechnungsmonitor sagt, auf welcher Seite der Rechnung Ihre Firma steht, und bietet In den Eingang übernehmen und In den Ausgang übernehmen an; der passende Knopf ist hervorgehoben. Steht Ihre Firma auf beiden Seiten oder auf keiner, wählen Sie die Liste selbst. Steht die Rechnung schon in einer Liste, nennt der Reiter die Liste und den Stand.

Aus dem Belegeingang. Im Belegeingang steht unter einer geprüften Rechnung der Knopf In den Rechnungsmonitor übernehmen. Er legt die Rechnung mit einem Klick in den Eingang. Im Plugin „eInvoice Inbound“ erscheint der Knopf, wenn dieses Plugin aktiv ist. In der App „eInvoice Inbound“ erscheint er, wenn die Datei einvoice-viewer-invoice-monitor.js neben deren Startseite liegt. Die App schreibt dann in dieselben Listen wie die Viewer-App, sofern beide im selben Browser unter derselben Adresse laufen, also beide auf demselben Webserver oder beide von der Festplatte. Als Original gilt die hybride PDF, sonst die XML-Datei. Steht dieselbe Datei schon in der Liste, sagt die Seite das und legt nichts doppelt an. Steht dort eine Rechnung mit derselben Nummer vom selben Verkäufer aus einer anderen Datei, wird die Rechnung übernommen, und die Seite warnt.

Prüfen Sie die Rechnung im Viewer mit Mit KoSIT prüfen, Mit Mustang prüfen oder Mit VAMPIRE prüfen, wird der Bericht von selbst bei der Rechnung abgelegt: sofort, wenn die Rechnung in einer Liste steht, sonst sobald Sie sie übernehmen. Der Reiter nennt dann die abgelegten Prüfberichte und ihr Ergebnis. Mit Prüfbericht hinzufügen legen Sie einen Bericht, den Sie anderswo heruntergeladen haben, zur Rechnung in deren Ordner. Beide kommen in das Belegpaket.

Die Listen

Der Knopf Rechnungsmonitor öffnet beide Listen, auch ohne Rechnung im Viewer. Die Reiter Eingang und Ausgang nennen die Zahl der Rechnungen. Darunter filtern Sie nach Stand, Zeitraum des Rechnungsdatums und einem Suchwort. Je Zeile stellen Sie den Stand um, öffnen die Rechnung mit Im Viewer zeigen wieder im Viewer oder laden ihr Belegpaket.

Fälligkeit und offene Posten. Die Listen stehen nach Fälligkeit sortiert: oben die offenen Rechnungen, die früheste Fälligkeit zuerst, darunter die erledigten. Das Fälligkeitsdatum ist BT-9 der Rechnung. Fehlt es, nimmt der Zusatz das Ende der Nettofrist aus den Zahlungsbedingungen, und die Zelle sagt „aus den Zahlungsbedingungen“. Fehlt auch das, gilt das Rechnungsdatum, und die Zelle sagt „kein Fälligkeitsdatum angegeben; Rechnungsdatum“. Eine offene Rechnung nach ihrer Fälligkeit hat einen roten Rand und einen Satz wie „Seit 235 Tagen überfällig“. Im Auswahlfeld „Stand“ zeigt Überfällig nur diese Rechnungen.

Über der Liste stehen die offenen Posten: im Eingang, was Sie schulden, im Ausgang, was Ihnen geschuldet wird. Offen sind Rechnungen mit dem Stand „Offen“ oder „zur Zahlung vorgemerkt“ beziehungsweise „zum Einzug vorgemerkt“. Je Währung steht eine Zeile mit der Zahl der Belege, ihrer Summe und dem überfälligen Teil. Eine Gutschrift zählt mit Minuszeichen. Skonto ist in diesen Summen nicht abgezogen. Die Summen gelten für die ganze Liste, nicht nur für die gefilterten Zeilen.

Skonto. Die Spalte „Skonto“ zeigt die Stufe, die heute noch gilt, etwa „2 % bis 2026-10-31“ mit dem gesparten und dem zu zahlenden Betrag. Ist die Frist vorbei, steht dort „abgelaufen“. Der Zusatz erkennt Skonto nur in zwei Formen: in eigenen Feldern der Rechnung, wie UBL und ZUGFeRD EXTENDED sie kennen, und in der XRechnung-Form #SKONTO#TAGE=7#PROZENT=2.00# in den Zahlungsbedingungen. Die Tage zählen ab dem Rechnungsdatum, und der Prozentsatz bezieht sich auf den Zahlbetrag, außer die Rechnung nennt einen eigenen Basisbetrag. Ein Satz wie „2 % Skonto bei Zahlung binnen 14 Tagen“ bleibt Text: Sie sehen ihn als Hinweis über der Zelle, abgezogen wird er nie, weil ein Muster für solche Sätze auch Verzugszinsen für Skonto halten könnte.

Versenden. Ist der eInvoice Mailer da, trägt jede Zeile des Ausgangs zusätzlich den Knopf Versenden: auf der Website das Plugin „eInvoice Mailer“, in der App dessen Zusatz. Der Knopf öffnet die Rechnung im Viewer und danach den Mail-Dialog mit der Vorlage „Geprüfte Rechnung versenden“. Im Anhang stehen die Originaldatei und die Prüfberichte, die bei der Rechnung abgelegt sind. Ein Anhang, der nicht mitgehen soll, lässt sich im Dialog abwählen. Auf der Website sendet die Website die Mail; in der App übergibt Teilen sie an Ihr Mailprogramm. Ohne den Mailer gibt es den Knopf nicht.

Die SEPA-Dateien

Markieren Sie die Rechnungen und wählen Sie im Eingang SEPA-Sammelüberweisung für die markierten Rechnungen oder im Ausgang SEPA-Lastschrift für die markierten Rechnungen. Die Datei wird heruntergeladen, und die enthaltenen Rechnungen stehen danach auf „zur Zahlung vorgemerkt“ beziehungsweise „zum Einzug vorgemerkt“. Rechnungen, die nicht in die Datei konnten, nennt die Seite mit dem Grund.

Skonto in der Überweisung. Ist in den Einstellungen „Skonto in der SEPA-Überweisung abziehen“ angehakt, zahlt die Überweisung den um Skonto gekürzten Betrag, wenn die Frist am Ausführungstag noch läuft. Der Ausführungstag ist der Tag, an dem Sie die Datei erzeugen. Unter der Meldung steht je Rechnung, wie viel abgezogen wurde und was die Überweisung zahlt, und die Zeile merkt sich den gezahlten Betrag. Die Lastschrift zieht nie Skonto ab; sie zieht den Betrag ein, den die Rechnung als fällig nennt.

Nicht jede Bank nimmt solche Dateien bei jedem Konto an; bei Geschäftskonten ist es üblich, bei privaten Konten nicht immer.

Ausgangsrechnungen von selbst ( Plugin )

Im Plugin kommen die E-Rechnungen, die auf Ihrer Website entstehen, ohne Klick in den Ausgang. Das gilt für den eInvoice Generator for Gravity Forms, den eInvoice Generator for Gravity PDF, den eInvoice Validator for Germanized und den eInvoice Validator for PDF Invoices & Packing Slips, jeweils in einer Fassung, die das kann. Die Tabelle nennt, was jeweils ankommt.

Je Rechnungsnummer entsteht eine Zeile. Erzeugt ein Plugin dieselbe Rechnung noch einmal, etwa bei jedem Herunterladen, kommt keine zweite Zeile dazu. Eine berichtigte Rechnung unter derselben Nummer übernehmen Sie deshalb von Hand über den Viewer. Mit dem Kästchen „Ausgangsrechnungen dieser Website von selbst in den Ausgang übernehmen“ in den Einstellungen schalten Sie das aus.

Für Entwickler: Ein eigenes Plugin übergibt eine E-Rechnung mit der Aktion einvoice_invoice_monitor_outbound. Sie erwartet ein Array mit xml ( dem CII- oder UBL-Text ), wahlweise file ( name und data des Originals ), extra ( weitere Dateien ), reports ( je validator, data und wahlweise valid ) und source. Fragen Sie vorher has_action( 'einvoice_invoice_monitor_outbound' ). Der Filter spim_outbound_enabled entscheidet zuletzt, ob eine Rechnung übernommen wird.

Paket für den Steuerberater und Belegpaket

Paket für den Steuerberater lädt eine ZIP-Datei mit allen Rechnungen der Liste, die zum Filter passen: die Originaldateien, je Rechnung ein Begleitblatt und die Liste als CSV-Datei. Stellen Sie vorher den Zeitraum ein.

Das Belegpaket einer Zeile enthält die Originaldatei, alle bei der Rechnung abgelegten Prüfberichte, ein Begleitblatt und die Datei SHA256SUMS.txt mit den Prüfsummen. Das Begleitblatt sagt, ob das Original im Paket noch die Datei ist, die beim Eingang festgehalten wurde, und nennt jede Prüfung mit Validator, Zeitpunkt und Ergebnis.

CSV-Datei

CSV-Datei lädt die gefilterte Liste mit Semikolon und Dezimalkomma, so dass Excel sie ohne Rückfrage öffnet.

Die Spalte „Belegart“ nennt für jede Zeile „Rechnung“ oder „Gutschrift“ mit dem Code aus der E-Rechnung, etwa „Gutschrift (381)“. Die Beträge einer Gutschrift stehen mit Minuszeichen in der Datei, in beiden Listen. Wenn Sie eine Betragsspalte summieren, zieht die Summe deshalb jede Gutschrift von den Rechnungen ab. In der Liste auf der Seite trägt eine Gutschrift denselben Hinweis hinter der Nummer und ihren Betrag ebenfalls mit Minuszeichen.

Sicherung

Sicherung speichern im Rechnungsmonitor lädt eine ZIP-Datei mit beiden Listen, allen Originaldateien, den Prüfberichten und den Einstellungen des Abschnitts „Rechnungsmonitor“. Die Datei heißt etwa rechnungsmonitor-sicherung-2026-10-26.zip. Entpackt in einen leeren Ordner, ist sie selbst ein Datenordner, den die App wählen kann.

Sicherung einlesen liest eine solche Datei wieder ein, im selben Browser, in einem anderen oder im Plugin. Einlesen löscht nie etwas. Eine Rechnung, die fehlt, kommt hinzu. Bei einer Rechnung, die schon da ist, gilt die jüngere Änderung. Eine Datei, die eine Rechnung schon hat, bleibt unverändert. Liest man dieselbe Sicherung zweimal ein, ändert sich beim zweiten Mal nichts. Die Einstellungen der Sicherung werden nur übernommen, wenn noch keine gespeichert sind. Eine beschädigte Datei wird abgelehnt, bevor etwas geschrieben ist.

In Firefox und Safari ist die Sicherung der einzige Schutz. Dort kann die App keinen Ordner wählen, und die Listen liegen im Speicher des Browsers. Wer die Browserdaten löscht, löscht sie mit. Speichern Sie deshalb regelmäßig eine Sicherung; der Rechnungsmonitor erinnert oben im Fenster daran. Im Plugin dient die Sicherung dem Umzug auf eine andere Website, denn dort liegen die Listen ohnehin in der Datenbank.

Auf einer Seite ausschalten

Im Kurzbefehl des Viewers schalten Sie auf einer einzelnen Seite ab, was dieser Zusatz zeigt, zum Beispiel [spev_einvoice_viewer tab_invoice_monitor="no"]. Ohne Angabe bleibt alles an.

Ein Schalter nimmt etwas nur von dieser Seite. Wer den Zusatz überhaupt benutzen darf, legt „Verfügbar ab Rolle“ in den Einstellungen des Viewers fest. In der Viewer-App gelten dieselben Namen in config.js, etwa features: { tab_invoice_monitor: false }. Nur der Wert false ohne Anführungszeichen schaltet ab.

5 · Datenschutz

In der App sendet der Zusatz keine Rechnung an einen Server; die Listen und Originaldateien liegen in dem Ordner, den Sie gewählt haben, oder im Speicher Ihres Browsers. Im WordPress-Plugin liegen sie in der Datenbank Ihrer eigenen Website und gehen an keinen anderen Server. Entfernen Sie das Plugin, bleiben die beiden Tabellen erhalten, denn die Rechnungen gehören Ihnen.

6 · Lizenz

Der Zusatz steht unter der GPL-2.0-or-later.

7 · Fassungen

1.0.0 ist die erste Fassung. 1.0.1 bringt Fälligkeit und offene Posten, Skonto, die Übernahme aus dem Belegeingang, die Ausgangsrechnungen von selbst und die Sicherung. 2.0.0 ist für den eInvoice Viewer 3.0.0 gebaut.